Het DUO-uittreksel
Het DUO-uittreksel is een officieel document uit het diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs. Hierin staan alle in Nederland erkende diploma's geregistreerd: vo-diploma's vanaf 1996 en mbo-diploma's vanaf 2007, plus hbo- en wo-diploma's. Kandidaten kunnen dit uittreksel opvragen via Mijn DUO door in te loggen met DigiD.
Veel organisaties vragen kandidaten om dit uittreksel per e-mail aan te leveren of te uploaden in een portaal. Vervolgens controleert een HR-medewerker of de gegevens kloppen: staat het juiste diploma vermeld? Komt de naam exact overeen met de gegevens in het systeem? Is het document authentiek? Die laatste vraag is lastig te beantwoorden wanneer je een los PDF-bestand ontvangt. Een kleine schrijfwijze in de naam kan over het hoofd worden gezien, en het is vrijwel onmogelijk om te beoordelen of een document niet is aangepast.
Waarom diplomaverificatie belangrijk is
De noodzaak van zorgvuldige diplomaverificatie blijkt uit recente cijfers. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd rapporteert jaarlijks zo'n honderd meldingen van zorgmedewerkers met valse diploma's of certificaten - een verdubbeling ten opzichte van voorgaande jaren. In januari 2025 eiste het Openbaar Ministerie nog een gevangenisstraf tegen iemand die een frauduleus zorg-uitzendbureau runde en ongekwalificeerde medewerkers plaatste met valse documenten.
Dit probleem beperkt zich niet tot de zorg. Uit onderzoek blijkt dat 15 tot 20 procent van alle cv's onwaarheden bevat over opleidingen en diploma's. Valse diploma's zijn online verkrijgbaar vanaf enkele honderden euro's, soms zelfs inclusief een zogenaamde DUO-registratie. In 2024 waarschuwden ministers Dijkgraaf en Helder de Tweede Kamer voor georganiseerde fraudenetwerken die zelfs een nep-DUO diplomaregister hadden opgezet.
DUO's verificatietool
DUO heeft zelf een online tool gelanceerd waarmee werkgevers kunnen controleren of een diploma-uittreksel authentiek is. Een goede eerste stap, maar er blijven uitdagingen. De tool controleert alleen of het document echt is - niet of de kandidaat ook daadwerkelijk de eigenaar is van de diploma's. Daarnaast blijft handmatig werk nodig: je moet zelf het uittreksel opvragen bij de kandidaat en de gegevens controleren.
In ons artikel Odixus en DUO: samen voor veilige en geautomatiseerde diplomacontroles leggen we uit hoe wij voortbouwen op deze basis.
Wat doen wij
Bij Odixus hebben we het verificatieproces volledig geautomatiseerd. De kandidaat doorloopt de diplomacheck in ons portaal en logt vervolgens in bij DUO met zijn eigen DigiD. Het uittreksel wordt digitaal en gewaarmerkt aangeleverd.
Ons systeem controleert automatisch op naam en geboortedatum. Ook komt er relevante meta-informatie mee:
- Behaalde diploma's en opleidingsniveau
- Onderwijsinstelling
- Datum van behalen
Doordat de kandidaat inlogt met DigiD, is de koppeling tussen persoon en diploma gegarandeerd. Het resultaat verschijnt direct in het kandidaatdossier, inclusief alle gedeelde diplomagegevens. Geen losse e-mails of bestanden meer, en geen twijfel over de authenticiteit.
Integratie met je HR-pakket
De echte winst zit in de integratie. Met een koppeling aan je HR-pakket verloopt het hele screeningproces vrijwel automatisch. Nieuwe medewerkers worden automatisch aangemeld voor de benodigde checks, en de resultaten stromen direct terug naar het personeelsdossier.
Zeker bij grotere volumes kandidaten maakt dit een wereld van verschil. Geen handmatige data-invoer, geen documenten heen en weer mailen, en alle diplomagegevens op één centrale plek. Je kunt je tijd besteden aan zaken die er echt toe doen.
De stappen van de kandidaat
Het proces is eenvoudig:
- De kandidaat ontvangt een uitnodiging voor de diplomacheck.
- Via een beveiligde link logt de kandidaat in bij DUO met DigiD.
- De kandidaat selecteert welke diploma's gedeeld worden.
- Het uittreksel wordt via een beveiligde verbinding verstuurd en automatisch verwerkt.
Binnen enkele minuten is de verificatie afgerond. De kandidaat ziet direct of alles in orde is, en jij ontvangt het resultaat in het dossier.
Voordelen voor jou als werkgever
Met onze DUO Diplomacheck weet je zeker dat je betrouwbare gegevens ontvangt. De diplomagegevens komen rechtstreeks uit het officiële DUO-register, gewaarmerkt en gekoppeld aan de DigiD van de kandidaat. Hierdoor weet je zeker dat het document authentiek is én daadwerkelijk toebehoort aan de kandidaat. Fraude met vervalste diploma's is zo vrijwel onmogelijk.
Daarnaast is alles audit-proof opgeslagen. Bij een controle of audit heb je direct toegang tot de geverifieerde diplomagegevens, inclusief het originele DUO-uittreksel.
Diploma's die niet in het register staan
Niet alle diploma's zijn opgenomen in het DUO-register. Denk aan diploma's van niet-bekostigde instellingen, zeer oude diploma's, of buitenlandse diploma's.
Voor buitenlandse diploma's kun je een diplomawaardering aanvragen via Internationale Diplomawaardering (IDW). Dit is een samenwerkingsverband van Nuffic en SBB: Nuffic behandelt aanvragen voor hbo, wo, havo en vwo, SBB beoordeelt de mbo- en vmbo-diploma's.
Voor zorgfuncties zoals Verzorgende IG of Verpleegkundige loopt de route via het BIG-register, bijvoorbeeld met een Verklaring van vakbekwaamheid. In bepaalde gevallen vindt automatische erkenning plaats.
Wij adviseren je graag over de juiste aanpak voor jouw situatie.
Combineer met andere checks
De diplomacheck is extra krachtig in combinatie met andere verificaties. Door te combineren met een identiteitscheck versterk je de koppeling tussen diploma en persoon nog verder. Voor zorgfuncties kun je de diplomacheck combineren met een BIG-register check of SKJ-register check.
En natuurlijk sluit de diplomacheck goed aan op de VOG-aanvraag. Zo bouw je een compleet en betrouwbaar kandidaatdossier op.
Benieuwd naar deze en andere checks?
Meld je vandaag nog aan of neem contact met ons op voor meer informatie.
Bekijk ook onze pagina: DUO Diplomacheck: Direct uit het Register.
