De verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie

In het Nederlandse zorgstelsel ligt de verantwoordelijkheid bij de aanbieder, niet bij de individuele medewerker. De gemeente, de zorgverzekeraar of het zorgkantoor financiert de zorg en spreekt de organisatie aan wanneer de geleverde zorg niet rechtmatig of van onvoldoende kwaliteit blijkt.

Die verantwoordelijkheid is de afgelopen jaren zwaarder geworden. In recente rechtspraak werd de leidinggevende van een zorgaanbieder persoonlijk veroordeeld nadat er valse diploma's en VOG's in de administratie bleken te zitten. De kern van het verwijt was dat hij signalen van onregelmatigheden negeerde en naliet nader onderzoek te doen. Een passieve houding bij dergelijke signalen kan dus een persoonlijk verwijt opleveren.

De VNG-handreiking beschrijft daarnaast dat gemeenten al vóór contractering onderzoek kunnen doen naar een zorgaanbieder. Daarbij kunnen zij onder meer diploma's en VOG's controleren. Gemeenten kunnen daarbij alleen handhaven op eisen die een wettelijke of contractuele grondslag hebben. Kwaliteitseisen en aanvullende voorwaarden moeten daarom zijn vastgelegd in de verordening of in contractafspraken met aanbieders.

Voor organisaties betekent dit dat screenen op zichzelf niet genoeg is. Je moet ook kunnen aantonen welke controles zijn uitgevoerd, wanneer dat is gebeurd en op welke bron iedere controle is gebaseerd.

Screening als route naar compliance

Screening helpt zorgorganisaties om invulling te geven aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wkkgz-vergewisplicht, en om aantoonbaar te voldoen aan kwaliteitseisen van financiers en toezichthouders. Het IGJ-normenkader verwacht dat de geschiktheid van zorgverleners kan worden onderbouwd en dat bevoegdheden, diploma's en integriteit controleerbaar zijn vastgelegd.

Effectieve controle vindt plaats voordat een medewerker aan het werk gaat en bij de bron. In de praktijk gaat het om een samenhangende set controles:

• Identiteit. Biometrische verificatie in combinatie met een bankgebaseerde identiteitscontrole stelt betrouwbaar vast dat iemand is wie hij zegt te zijn.
• VOG. Een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag, opgevraagd en gecontroleerd bij de bron. Dit is een van de documenten die een gemeente in het kader van een onderzoek voorafgaand aan contractering kan opvragen.
• Diploma. Verificatie van diplomagegevens die rechtstreeks uit DUO komen.
• Beroepsregisters. Een actuele controle van BIG, SKJ en waar relevant andere registers bevestigt dat een bevoegdheid daadwerkelijk geldig is.
• Handelsregister. Voor onderaannemers en zzp'ers een KVK-controle, inclusief signalering van wijzigingen in het uittreksel over de tijd.

Odixus als screeningssoftware

Odixus is software die je organisatie zelf bedient. Het platform neemt de screening niet van je over en velt geen oordeel over de uitkomst. Je bepaalt welke controles je uitvoert, houdt de regie over het proces en bouwt een controleerbaar dossier op waarmee je richting financiers en toezichthouders kunt onderbouwen dat je aan je verplichtingen voldoet.

Doordat de controles vooraf en gestructureerd plaatsvinden, heb je per medewerker een compleet dossier dat door doorlopende hercontroles in Odixus vanzelf actueel blijft. Elke status is terug te voeren op een geverifieerde bron of een document, zonder losse Excel-bestanden of mappen. En omdat je van elke gekozen peildatum in het verleden een export maakt, met een pdf-rapport en de originele brondocumenten, laat je zwart-op-wit zien hoe een dossier er op een specifieke dag uitzag. Bij een audit, contractcontrole of inspectie hoef je niet te zoeken, maar laat je direct zien dat je dossier op orde is.

Via doorlopende signalering bewaakt Odixus daarna de registers, zodat je een waarschuwing krijgt zodra er iets verandert, met een duidelijke opvolgactie erbij.

Voorbereid op de toets aan de voorkant

Naast de controle op diploma's en VOG's kunnen gemeenten een Bibob-onderzoek uitvoeren. Dat is een integriteitsonderzoek naar bestuurders en andere financieel belanghebbenden van een aanbieder en staat los van de screening van medewerkers. De uitkomst kan door gemeenten worden meegewogen bij de beoordeling van een nieuwe aanbieder.

Een negatieve uitkomst van een voorafgaande beoordeling kan grote gevolgen hebben. Sommige gemeenten leggen in hun beleid vast dat een aanbieder bij vastgestelde fraude of ernstige tekortkomingen gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie jaar, niet in aanmerking komt voor een nieuw contract.

Voor zorgorganisaties betekent dit dat een compleet en aantoonbaar screeningsdossier al vóór de start van een samenwerking met een gemeente van waarde is, en niet pas bij een audit of inspectie.

Wij zien deze handreiking als onderdeel van een bredere ontwikkeling waarin preventieve controle een grotere rol krijgt. Financiers en toezichthouders verwachten dat zorgorganisaties vooraf kunnen onderbouwen dat medewerkers bevoegd zijn en dat de juiste controles zijn uitgevoerd. Daarvoor is Odixus ontwikkeld: screening die bij de bron plaatsvindt, doorlopend actueel blijft en op elk moment aantoonbaar is.

Organisaties die hun screening structureel hebben ingericht, beschikken over een dossier waarmee zij ook bij toekomstige controles snel kunnen onderbouwen welke controles zijn uitgevoerd en op welke bron die zijn gebaseerd.

Wil je zien hoe je diploma-, VOG-, identiteits- en registercontroles binnen één proces in Odixus inricht? Neem contact op voor een demo.

Bronnen:
Handreiking Handhavingsbeleid Wmo - Vereniging van Nederlandse Gemeenten, juni 2026