De verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie

In het Nederlandse zorgstelsel ligt de verantwoordelijkheid bij de aanbieder, niet bij de individuele medewerker. De gemeente, de zorgverzekeraar of het zorgkantoor financiert de zorg en spreekt de organisatie aan wanneer de geleverde zorg niet rechtmatig of van onvoldoende kwaliteit blijkt.

Die verantwoordelijkheid is de afgelopen jaren zwaarder geworden. In recente rechtspraak werd de leidinggevende van een zorgaanbieder persoonlijk veroordeeld nadat er valse diploma's en VOG's in de administratie bleken te zitten. De kern van het verwijt was dat hij signalen van onregelmatigheden negeerde en naliet nader onderzoek te doen. Een passieve houding bij dergelijke signalen kan dus een persoonlijk verwijt opleveren.

Voor organisaties betekent dit dat screenen op zichzelf niet genoeg is; je moet het ook kunnen aantonen op het moment dat een financier of toezichthouder erom vraagt.

Screening als route naar compliance

Screening is voor een zorgorganisatie de praktische manier om aan wet- en regelgeving te voldoen. De Wkkgz-vergewisplicht verplicht organisaties om zich ervan te vergewissen dat een nieuwe zorgverlener geschikt is voor het werk, en het IGJ-normenkader verwacht dat die geschiktheid onderbouwd kan worden. De eisen rond bevoegdheid, diploma's en integriteit worden daarbij aangescherpt.

Effectieve controle vindt plaats voordat een medewerker aan het werk gaat, en bij de bron. In de praktijk gaat het om een samenhangende set controles:

• Identiteit. Biometrische verificatie in combinatie met een bankgebaseerde identiteitscontrole stelt betrouwbaar vast dat iemand is wie hij zegt te zijn.
• VOG. Een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag, opgevraagd en gecontroleerd bij de bron. Dit is een van de documenten die de gemeente bij contractering kan opvragen.
• Diploma. Verificatie rechtstreeks bij DUO en het onderwijsregister, op basis van de registergegevens zelf.
• Beroepsregisters. Een actuele controle van BIG, SKJ en waar relevant andere registers bevestigt of een bevoegdheid daadwerkelijk geldig is.
• Handelsregister. Voor onderaannemers en zzp'ers een KVK-controle, inclusief signalering van wijzigingen in het uittreksel over de tijd.

Odixus als screeningssoftware

Odixus is software die je organisatie zelf bedient. Het platform neemt de screening niet van je over en velt geen oordeel over de uitkomst. Je bepaalt welke controles je uitvoert, houdt de regie over het proces en bouwt een dossier op waarmee je richting financiers en toezichthouders kunt onderbouwen dat je aan je verplichtingen voldoet.

Doordat de controles vooraf en gestructureerd plaatsvinden, heb je per medewerker een compleet dossier dat door doorlopende hercontroles in Odixus vanzelf actueel blijft. Elke status is terug te voeren op een geverifieerde bron of een document, zonder losse Excel-bestanden of mappen. En omdat je van elke gekozen peildatum in het verleden een export maakt, met een pdf-rapport en de originele brondocumenten, laat je zwart-op-wit zien hoe een dossier er op een specifieke dag uitzag. Bij een audit of inspectie hoef je dan niet te zoeken, maar laat je gewoon zien dat het in orde is.

Voorbereid op de toets aan de voorkant

De toets aan de voorkant heeft concrete gevolgen. Sommige gemeenten leggen vast dat een aanbieder bij vastgestelde fraude gedurende drie jaar niet in aanmerking komt voor een nieuw contract. De VNG-handreiking bevestigt dat preventieve controle steeds vaker onderdeel wordt van het reguliere beleid.

Voor organisaties die hun personeel structureel screenen, werkt dit in het voordeel. Zij kunnen bij de toegang tot een contract aantonen dat hun dossier op orde is, zonder dat dit tot vertraging leidt.

Wil je zien hoe je diploma-, VOG- en registercontroles binnen één werkstroom in Odixus inricht? Neem contact op voor een demo.

Bronnen:
Handreiking Handhavingsbeleid Wmo - Vereniging van Nederlandse Gemeenten, juni 2026