De zorgorganisatie keek naar wat haar werd voorgelegd

De papieren zaten in deze zaak gewoon in het dossier. Per medewerker lag alles gebundeld klaar, en toen de zorgaanbieder langskwam om diploma's en VOG's in te zien, werden die getoond. Dat documenten aanwezig zijn, zegt op zichzelf weinig. Bij vervalsing is dat juist de opzet: er ligt een document dat echt lijkt.

Wat ontbrak, was dat de zorgorganisatie beschikte over de originele documenten met een echtheidskenmerk dat digitaal te verifiëren is. In plaats daarvan beoordeelde zij bestanden die het bureau haar voorlegde, en pas nadat de mensen al geplaatst waren. Een document dat eruitziet als een echt uittreksel is eenvoudig na te maken. Een gewaarmerkt origineel waarvan de echtheid digitaal controleerbaar is, niet.

Een deel van de vervalsingen was bovendien zichtbaar onjuist. Op meerdere uittreksels uit het diplomaregister stond het woord uittreksel verkeerd gespeld, namelijk als uitreksel. Diezelfde fout kwam terug in meerdere bestanden, die kort voor het bezoek van de zorgaanbieder met spoed waren aangeleverd. Dat de vervalsing opviel door een ontbrekende letter was een toevalstreffer, geen sluitend proces.

Controle achteraf in plaats van vooraf

In deze zaak vond de controle nooit aan de voorkant plaats. Uit het dossier blijkt dat iemand werd ingezet terwijl de opleiding nog liep en nog niet was afgerond. De plaatsing kwam eerst, de documenten volgden later, en pas toen de zorgaanbieder ging doorvragen werden er met spoed stukken geregeld om het ontbrekende bewijs af te dekken.

Wie eerst plaatst en pas daarna controleert, accepteert dat er periodes zijn waarin onbevoegde mensen bij kwetsbare cliënten werken. Een controle die aan de voorkant verplicht is en het document op echtheid toetst, sluit dat uit. Niemand wordt ingezet voordat de check daadwerkelijk klopt.

Wegkijken bij signalen heeft gevolgen

De vergewisplicht is geen vinkje dat de HR-afdeling afvinkt. In deze zaak werd niet het bedrijf maar de leidinggevende persoonlijk veroordeeld, voor het feitelijk leidinggeven aan het voorhanden hebben van valse geschriften. Hij was van de signalen op de hoogte en liet na om nader onderzoek te doen, en juist dat nalaten vormde de kern van het verwijt.

Het gaat niet alleen om de kwaliteit en veiligheid van zorg, maar ook om aansprakelijkheid wanneer het misgaat. Of de vergewisplicht is ingevuld, blijkt niet uit de mededeling dat een VOG is opgevraagd, maar uit de vraag of de geschiktheid van een medewerker aantoonbaar is onderzocht. Dat is iets wat je op elk moment moet kunnen laten zien.

Geen op zichzelf staand geval

Dat dit geen incident is, bevestigde de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd al een jaar eerder. In juni 2025 publiceerde de IGJ de uitkomsten van een onderzoek met de Politie Midden-Nederland en de Nederlandse Arbeidsinspectie bij drie bemiddelingsbureaus en de zorgorganisaties waaraan zij leverden. Bij tien grote, veelal landelijke zorgorganisaties werd de plicht om identiteit, diploma en VOG te controleren niet of nauwelijks uitgevoerd bij inhuur via bureaus. In totaal trof de inspectie 429 ongediplomeerde zzp'ers aan.

De vergewisplicht uit de Wkkgz, de verplichting om je te vergewissen van de geschiktheid van een zorgverlener, ligt bij de zorgaanbieder zelf. De IGJ benadrukt dat je die niet contractueel mag afschuiven op een uitzend- of bemiddelingsbureau. Ook als je de controle hebt belegd bij een bureau, blijf je als zorgorganisatie altijd zelf verantwoordelijk voor de inzet van bevoegd en bekwaam personeel.

Verifiëren bij de uitgevende instantie, en koppelen aan de identiteit

Het zwakke punt zit in het document zelf. Zolang je een aangeleverd bestand voor waar aanneemt zonder de echtheid ervan bij de uitgevende instantie te bevestigen, ben je kwetsbaar voor vervalsing.

Een diploma laat zich valideren bij DUO, en via een koppeling met DUO kun je het uittreksel rechtstreeks uit het diplomaregister ontvangen, zonder dat het via de kandidaat of het bureau loopt. Een VOG levert de kandidaat altijd zelf aan; de echtheid daarvan controleer je vervolgens bij Justis. Een BIG- of SKJ-registratie raadpleeg je in het register zelf.

Echtheid alleen is daarbij niet genoeg. Een echt diploma of een geldige VOG zegt pas iets als de naam erop overeenkomt met de persoon die je voor je hebt. Daarom hoort die controle gekoppeld te zijn aan een identiteitscontrole, zodat vaststaat dat het document bij deze kandidaat hoort en niet bij iemand anders.

In de Rotterdamse zaak bleek bij navraag bij de onderwijsinstellingen en bij Justis dat diverse diploma's nooit waren behaald en dat een opgevoerde VOG nooit was afgegeven. Was die controle bij de uitgevende instanties aan de voorkant gedaan, dan had geen van die documenten de toets doorstaan.

Een bureau controleert in de praktijk vaak zelf wie het inzet, uit eigenbelang, omdat het wil weten wie het bij een zorgorganisatie aanbiedt. Een wettelijke vergewisplicht vanuit de zorg heeft het bureau echter niet; die ligt bij de zorgaanbieder. Het verschil zit in wat er vervolgens richting de zorgorganisatie gaat. Vertrouwt de zorgorganisatie enkel op de mededeling van het bureau dat de documenten in orde zijn, dan leunt zij op het oordeel van een ander, en dat is volgens de IGJ onvoldoende. Gaat het bron-geverifieerde document zelf mee, dan kijkt de zorgorganisatie naar de bron en niet naar een belofte, en vult zij haar eigen vergewisplicht in.

Hoe Odixus hierin past

Odixus is gebouwd rond dit uitgangspunt: compliance die je op elk moment kunt aantonen, vandaag en morgen. Je richt de controles zelf in, aan de voorkant en bij de bron, en houdt daarna doorlopend zicht op je dossiers. Concreet betekent dat:

• Diploma's rechtstreeks uit DUO. Via de koppeling met het diplomaregister komt een gewaarmerkt uittreksel binnen, in plaats van een door de kandidaat of het bureau aangeleverd bestand waarvan je de echtheid maar moet aannemen.
• VOG's op echtheid en inhoud gecontroleerd. De kandidaat levert de VOG zelf aan, waarna Odixus de echtheid bij Justis verifieert en toetst of het juiste profiel en de juiste naam erop staan.
• Gekoppeld aan de identiteit. Bij diploma en VOG controleert Odixus of de naam op het document overeenkomt met de identiteit uit de ID-controle, zodat een echt document op andermans naam alsnog opvalt.
• Aantoonbaar in orde. Je houdt een volledig, actueel en onderbouwd dossier waarin zichtbaar is wat geverifieerd is. Bij een steekproef van het zorgkantoor of een vraag van de IGJ haal je per persoon precies de juiste stukken op.
• Doorlopend, niet alleen op dag één. Je stelt zelf in dat checks periodiek herhaald worden, waarna Odixus verlopen registraties en aflopende termijnen automatisch signaleert. Zo blijft een dossier ook na de eerste controle aantoonbaar in orde.
• Voor iedereen met cliëntcontact. Vast personeel, zzp'ers, inhuurkrachten, onderaannemers, stagiaires en vrijwilligers doorlopen dezelfde toets, op exact dezelfde manier.
• Eigen regie. Odixus neemt je verantwoordelijkheid niet over. Jij selecteert, jij toetst, jij blijft eigenaar van het dossier. Dat sluit aan bij wat de toezichthouder verlangt: de vergewisplicht zelf invullen, niet uitbesteden.

Dat werkt voor beide kanten van de keten. Een zorgorganisatie kan een uitzendkracht zelf via Odixus controleren en zo haar eigen vergewisplicht invullen, in plaats van te vertrouwen op wat haar wordt voorgelegd. Een bonafide bureau kan dat proces versnellen door de bron-geverifieerde gegevens te delen met de zorgorganisatie, waarbij de brondocumenten beschikbaar blijven. In beide gevallen geeft de zorgorganisatie haar verantwoordelijkheid niet uit handen, want wat zij ziet is de bron en niet het oordeel van een ander.

Juist de categorie documenten die in deze zaak jarenlang onopgemerkt in de dossiers bleef zitten, wordt zo aan de voorkant onderschept. Een vals uittreksel met een spelfout in de kop komt door een directe registercontrole niet heen, en een echt diploma op andermans naam valt door de koppeling met de identiteitscontrole alsnog op.

Aantoonbaar in orde, voordat het gevraagd wordt

De kern is dat een dossier compleet, actueel en controleerbaar moet zijn op het moment dat een zorgkantoor of de inspectie ernaar vraagt. Dat betekent VOG's die digitaal gewaarmerkt en niet verlopen zijn, diploma's die uit DUO komen, en voor zzp'ers en inhuurkrachten hetzelfde niveau van controle als voor vast personeel.

Wil je weten hoe Odixus je daarbij ondersteunt? Plan een korte demo, dan laten we zien hoe het in de praktijk werkt.

Bronnen:
Uitspraak rechtbank Rotterdam, ECLI:NL:RBROT:2026:7018 - De Rechtspraak, 4 juni 2026
Zzp'ers zonder diploma werkzaam in de zorg, controle door zorgorganisaties nodig - Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, 19 juni 2025