Digitale VOG
Sinds de VOG digitaal wordt uitgegeven, is de controleprocedure veel efficiënter geworden en kan de verificatie nauwkeuriger worden uitgevoerd. In het voorjaar van 2024 heeft Justis de optie voor de afgifte van de digitale VOG geïntroduceerd. Het team van Odixus was echter al eerder betrokken bij de digitale VOG: wij namen deel aan de pilot voordat de publieke lancering plaatsvond. Wij vinden het namelijk belangrijk om continu te blijven zoeken naar de beste manier om controles uit te voeren.
De papieren VOG moet altijd origineel worden ingezien om de echtheidskenmerken te controleren. Om aan de voorschriften van Justis te voldoen, maakten wij gebruik van UV-licht voor de verificatie van de papieren VOG. Sinds de introductie van de digitale VOG raden wij echter iedereen aan om voor deze optie te kiezen. Het voordeel is dat de VOG niet meer op papier op echtheid gecontroleerd hoeft te worden; dit kan volledig online via de speciale website van de Rijksoverheid.
Wat doen wij
Tot zover misschien niets bijzonders, maar hier begint onze dienstverlening. We hebben het proces van het valideren van de VOG – door deze te uploaden naar de website – volledig geautomatiseerd. Dit bespaart veel tijd en heeft een groot voordeel: de kandidaat ziet direct of het juiste document is aangeleverd. Het komt namelijk nog wel eens voor dat een bestand verkeerd wordt opgeslagen, waardoor het niet door de validatie komt. Ons systeem geeft direct de status terug aan de kandidaat, voorzien van extra uitleg.
Daarnaast wordt de digitale VOG volledig ingelezen en gecontroleerd op verschillende punten:
- Naam
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Functie
- Screeningsprofiel
Omdat de aanvraag van de VOG ook via ons verloopt, weten wij precies waaraan de aangeleverde VOG moet voldoen. Wist je trouwens dat naast het gekozen screeningsprofiel, ook de functie van invloed is? Wanneer de medewerker van Justis de VOG-aanvraag beoordeelt, wordt naast het screeningsprofiel ook gekeken naar de opgegeven functie. Daarom controleert ons systeem of de functie overeenkomt met de aanvraag.
De stappen van de Kandidaat
Wanneer de VOG-aanvraag is verwerkt, ontvangt de kandidaat een e-mail met een link om de VOG-aanvraag verder af te handelen in het systeem van Justis. Wanneer Justis de VOG afgeeft, krijgt de kandidaat de digitale VOG in zijn Berichtenbox, en eventueel ook per e-mail. Vervolgens levert de kandidaat de VOG in bij ons portaal:
- De kandidaat upload de VOG in de pagina.
- Direct verschijnt er een melding dat de VOG online wordt gevalideerd.
- Binnen enkele seconden is de validatie al voltooid!
Wanneer de validatie is afgerond, krijgt de kandidaat uitgebreide informatie over het resultaat. Als er iets niet klopt, wordt dit aangegeven en kan de kandidaat stappen ondernemen om het probleem op te lossen. Is de VOG bijvoorbeeld verkeerd opgeslagen, zodat deze niet door de validatie komt, dan kan de kandidaat direct aan de slag om het in orde te maken.
Voordelen voor jou als werkgever
Met onze digitale VOG-dienstverlening nemen we het volledige proces van aanvraag tot controle uit handen. Dit betekent voor jou dat je geen tijd meer hoeft te besteden aan het handmatig controleren van documenten of het verifiëren van echtheid. Het proces wordt gestandaardiseerd en geautomatiseerd, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de kans op menselijke fouten aanzienlijk verkleint.
Daarnaast zorgt het systeem voor een snelle terugkoppeling. Zodra een kandidaat de VOG heeft geüpload, wordt deze in realtime gecontroleerd. Jij ontvangt direct de status van de validatie, zodat je snel weet of alles in orde is. Als er iets niet klopt, wordt dit meteen aangegeven en kan de kandidaat direct actie ondernemen om het probleem op te lossen. Zo voorkom je vertragingen en blijft het proces soepel verlopen.
Met de digitale VOG ben je bovendien verzekerd van extra zekerheid. De gegevens worden zorgvuldig vergeleken met de aanvraag en voldoen volledig aan de eisen van Justis. Dit zorgt ervoor dat je de juiste documenten ontvangt en dat je met vertrouwen een nieuwe medewerker kunt aannemen, zonder je zorgen te maken over de naleving van wet- en regelgeving.
Kortom, door het digitaliseren en automatiseren van het VOG-proces, verminder jij je administratieve lasten en kun je je concentreren op wat echt belangrijk is. Het proces is sneller, eenvoudiger en betrouwbaarder, wat zorgt voor meer gemak en zekerheid voor jou als werkgever.
Benieuwd naar deze en andere checks?
Meld je vandaag nog aan of neem contact met ons op voor meer informatie.
