1. Wat is pre- en in-employment screening?

Pre-employment screening is het proces waarbij je de achtergrond van een kandidaat controleert vóórdat je iemand aanneemt. Denk aan het verifiëren van diploma’s, referenties en het opvragen en controleren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Door dit te doen, verminder je de kans dat je iemand in dienst neemt die niet aan de (wettelijke) eisen voldoet of fraude heeft gepleegd in het verleden.

In-employment screening (of post-hire screening) is de periodieke controle van huidige medewerkers, bijvoorbeeld wanneer ze een functie met meer verantwoordelijkheid krijgen. Hiermee zorg je ervoor dat ook gedurende het dienstverband nieuwe risico’s, zoals een recent strafblad, tijdig aan het licht komen.

2. Doelen en voordelen van employment screening

Organisaties voeren screening uit om meerdere redenen die direct bijdragen aan een veiligere, productievere werkomgeving. Het blijkt dat bescherming van medewerkers en klanten veruit de belangrijkste drijfveer is van de werkgevers noemt dit als hoofdreden voor background checks? Andere veelvoorkomende doelen van pre-employment screening zijn onder meer:

Verifiëren van identiteit en cv-gegevens: Werkgevers willen zeker weten dat een nieuwe medewerker echt de persoon is die hij/zij zegt te zijn en dat de informatie in zijn of haar cv klopt. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat 36% tot 58% van de sollicitanten weleens onwaarheden op hun cv vermeldt.

Beperken van veiligheids- en integriteitsrisico's: Door antecedentenonderzoek en referentiechecks kunnen risico’s op fraude, diefstal, spionage of geweld sterk worden verminderd.

Beschermen van reputatie: Een bedrijf dat in opspraak raakt door wangedrag van een medewerker, lijdt vaak grote reputatieschade. Met screening kan zo’n risico vroegtijdig worden ingeperkt.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen: In sommige branches (bijv. kinderopvang, zorg, beveiliging) is een screening wettelijk verplicht (O.a. vergewisplicht). Maar ook daarbuiten kan het om reputatie- en aansprakelijkheidsredenen verstandig zijn om extra maatregelen te treffen.

Garanderen van kwaliteit: Het nagaan of diploma’s en werkervaring authentiek en relevant zijn, verhoogt de kans op het aannemen van gekwalificeerde en capabele medewerkers. Ook is het een noodzaak om te voorkomen dat mensen bij je aan het werk gaan die niet bekwaam en/of bevoegd zijn.

In essentie is een grondige screening een preventieve maatregel om risico’s te minimaliseren. Werkgevers proberen financiële schade, juridische problemen en veiligheidsincidenten te voorkomen voordat ze ontstaan. Een achtergrondonderzoek kan bijvoorbeeld financiële moeilijkheden of een geschiedenis van wangedrag aan het licht brengen die een voorspeller zijn van toekomstig frauduleus gedrag. Bovendien kan het verifiëren van diploma’s en certificaten voorkomen dat iemand met onjuiste kwalificaties in een kritieke rol terechtkomt.

Naast het weren van ongeschikte kandidaten, kan een goed uitgevoerd screeningproces positieve effecten hebben op de organisatiecultuur. Wetenschappelijk onderzoek suggereert dat eerlijke, transparante screeningsprocedures bijdragen aan vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat iedereen eerlijk is doorgelicht, versterkt dit de perceptie van een rechtvaardige, veilige werkomgeving. Uit een recente reviewstudie blijkt zelfs dat redelijke en transparante background checks de betrokkenheid en loyaliteit van werknemers kunnen vergroten. Met andere woorden, screening naast een controlemiddel ook een strategisch instrument zijn om een betrouwbaar, toegewijd team op te bouwen en zo verloop te verminderen en de productiviteit te verhogen.

3. Gevolgen van onvoldoende screening: praktijkvoorbeelden

Helaas zijn er genoeg voorbeelden waar gebrekkige screening heeft geleid tot ernstige incidenten op de werkvloer. 

Neem bijvoorbeeld het Datalek bij de GGD door gebrek aan screening: Tijdens de coronacrisis in Nederland bleek hoe gevaarlijk onvoldoende screening en toegangsbeheer kan zijn. In 2021 werden twee callcenter-medewerkers van de GGD (Gemeentelijke Gezondheidsdienst) aangehouden wegens diefstal van persoonsgegevens uit testuitslag-systemen. Duizenden medewerkers, vaak ingehuurd via externe bureaus, hadden brede toegang tot gevoelige databases met privégegevens van geteste burgers. Vooraf was echter niet altijd een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) of grondige achtergrondcheck uitgevoerd, en in de haast kregen nieuwe krachten soms al tijdens hun training toegang tot het systeem zonder dat hun screening afgerond was. Dit gebrek aan voorzorg leidde ertoe dat twee jonge medewerkers persoonsgegevens (naam, adres, BSN, testresultaten, etc.) konden downloaden en te koop aanbieden op internet. Het incident was een groot schandaal dat de privacy van duizenden burgers schond en het vertrouwen in de GGD schaadde. Pas na ontdekking zijn beveiliging en screening aangescherpt om verdere lekken te voorkomen

Dit soort voorbeelden maken duidelijk dat onvoldoende screening een organisatie kan blootstellen aan fraude, diefstal, spionage, datalekken en geweld. De gevolgen variëren van financiële verliezen en juridische aansprakelijkheid tot onherstelbare reputatieschade of zelfs verlies van mensenlevens. Investeren in zorgvuldige pre- en in-employment screening is daarom geen overbodige luxe, maar pure noodzaak.

4. Hoe Odixus kan helpen

Odixus biedt een complete, op maat gemaakte screeningoplossing aan waarmee je fraude, reputatieschade en juridische risico’s effectief voorkomt. Door te kiezen voor zowel pre- als in-employment screening – inclusief periodieke (her)screenings – blijf je continu op de hoogte van veranderingen in de situatie van uw medewerkers. Bovendien zorgt Odixus ervoor dat alle processen volledig compliant zijn met de geldende privacywetgeving en andere relevante regelgeving. Wil je weten hoe deze specialist uw organisatie verder kan versterken? Neem contact op voor een vrijblijvend advies op maat.